نحوه ادغام فایل ها و صفحات اکسل

اصولا یکی از برنامه های بسیار کاربردی در کامپیوترها که به عنوان نرم افزاری ضروری محسوب می گردد، نرم افزار مایکروسافت آفیس نام دارد. در مجموعه نرم افزارهای موجود در این پک، نرم افزاری به نام اکسل (Exel) وجود دارد که قطعا به صورت سطحی هم که شده با آن آشنا هستید. یکی از نرم افزارهای بسیار پر کاربرد در زمینه ی آمارگیری و دسته بندی دیتاها اکسل می باشد.

با استفاده از این نرم افزار می ‌توانید دسته ای از داده‌ های مختلف در چندین صفحه ی جداگانه ایجاد نمایید و فعالیت های لازم را بر روی آن ‌ها انجام دهید ولی گاهی اوقات شرایط به این صورت پیش می رود که تصمیم به ادغام چندین فایل با یکدیگر می گیرید تا تمامی مجموعه ی دیتاهای خود را به طور یکپارچه و دسته بندی شده در اختیار قرار بدهید.

یکی از سیستم های معمول شاید امکان کپی و پیست کردن سلول ‌ها را بشناسید ولی انجام این فرآیند احتمال دارد تا با توجه به حجم کاری بالا، فرآیندی بهینه و اسان نباشد و خیلی سخت به نظر برسد. روش های دیگری برای انجام این فرآیند وجود دارد که در ادامه تصمیم داریم به بررسی آن ها بپردازیم.

نحوه ادغام صفحات اکسل

قابلیتی در اکسل فراهم شده است که می توانید به راحتی چندین صفحه ی اکسل را با چند کلیک ساده با یکدیگر ادغام نمایید. تنها لازم است تا مراحل زیر را مرحله به مرحله انجام دهید:

• در ابتدا صفحات مورد نظر خود را باز کنید.
• مسیر Home > Format > Move or Copy Sheet را طی کنید.
• از منویی پیش رو گزینه‌ ی (new book) را انتخاب کنید.
• اکنون بر روی OK کلیک نمایید.

نحوه ادغام صفحات مختلف در یک WorkBook

آسان ترین روش به منظور انجام این کار استفاده از دستور Move or Copy Sheet می باشد. البته لازم به ذکر است که این فرآیند دارای محدودیت ‌های مخصوص به خود نیز می باشد ولی بسیار ساده و سریع انجام می گردد. به منظور انجام این کار در ابتدا صفحاتی که قصد دارید در داخل یک WorkBook ادغام نمایید را اجرا کنید. از داخل گزینه‌ ی Format  در تب Home بر روی گزینه ی Move or Copy Sheet کلیک نمایید.

اکنون باید پنجره ای مشابه تصویر زیر مشاهده نمایید.

از نوار ابزار پایینی  To book، به صورت انتخابی گزینه ‌ی (new book)  را انتخاب کنید. این صفحه به عنوان اصلی ‌ترین صفحه برای شما انجام وظیفه خواهد کرد و تمامی صفحات دیگر را در خود جای می دهد از قسمت قابل مشاهده در زیر برچسب Before Sheet می ‌توانید صفحات را به ترتیب مرتب نمایید. اکنون باید همین کار را برای سایر صفحات نیز انجام دهید تا فرآیند به پایان برسد. سپس پرونده‌ ی اصلی را در کامپیوتر خود ذخیره کنید.

نحوه ادغام داده ها در یک صفحه از اکسل

گاهی اوقات احتمال دارد تا قصد داشته باشید بیش از یک دسته داده ‌هایی که با آن‌ ها سر و کار دارید را داخل یک صفحه ی اکسل جای بدهید. انجام این فرآیند در اکسل به راحتی امکان پذیر می باشد.

در این بخش تصمیم داریم تا داده‌ ی قابل بررسی در تصویر بالا را استفاده نماییم. به منظور انجام این پروسه دو موضوع بسیار اهمیت دارند. صفحاتی که قصد دارید آن‌ ها را با یکدیگر ادغام نمایید، باید قطعا دارای یک Layout یکسان در بخش Header و نوع داده‌ ها باشند و همچنین هیچگونه خبری از سطر و ستون خالی نباشد.

هر موقع که در مجموعه ی داده‌ های خود نکات بالا را رعایت کردید یک WorkSheet جدید ایجاد نمایید. در صفحه ی اکسل جدید وارد تب Data شده و بر روی گزینه ‌ی Consolidate کلیک کنید.

از داخل نوار ابزار مربوطه گزینه ی Sum را انتخاب نمایید. اکنون با استفاده از گزینه های موجود در قسمت  References به صفحه ای که قصد دارید داده‌ های آن را به صفحه ی مورد نظر اضافه نمایید، دسترسی می یابید. سپس داده های موردنظر خود را انتخاب کنید.

انجام این فرآیند را برای تمامی مجموعه ی داده ‌هایی که قصد دارید با یکدیگر ادغام نمایید، انجام بدهید. همچنین می ‌توانید به منظور دسترسی به صفحات اکسل دیگر از WorkBookها، از گزینه ی Browse استفاده نمایید.

اکنون اگر تصمیم دارید تا همچنان با تغییر داده‌ ها در سایر صفحات، داده‌ های موجود در صفحه ‌ی جدید نیز تغییر نمایند تیک گزینه‌ ی Create links to source data را بزنید. همچنین می‌توانید تعیین کنید که کدام یک ازبرچسب‌ها یا Label  ها به همراه داده ‌ها به صفحات جدید انتقال پیدا کنند. در این مثال هر دو گزینه را فعال نموده و در آخر بر روی گزینه ی OK کلیک کرده ایم.

در آخر با پنجره ای نظیر تصویر بالا روبرو خواهید شد. لازم به ذکر است که متاسفانه انجام این پروسه به منظور ادغام سلول ‌هایی که دارای متن می باشند، آنقدرها مناسب نبوده و فقط به منظور انتقال داده ‌های عددی کاربرد دارد. برای انتقال داده ‌های متنی باید از نرم افزار VBA استفاده نمایید.

نحوه ادغام فایل ها با استفاده از نرم افزار VBA

در صورتی که قصد دارید صفحات مختلف اکسل را از WorkBook های متفاوت در داخل یک فایل جداگانه جمع آوری نمایید، بهترین روش  نوشتن یک ماکروی VBA می باشد. این موضوع به خصوص مواقعی کاربردی است که به صورت مداوم مجبور به ادغام فایل ‌های اکسل هستید.

پیش از هر اقدامی اطمینان حاصل کنید تمامی WorkBook هایی که قصد دارید آن ‌ها را با یکدیگر ادغام نمایید در یک فولدر از کامپیوتر شما قرار داشته باشند. سپس یک فایل اکسل جدید درست کنید تا بتوانید فایل‌ های دیگر را در آن جمع آوری نمایید.

وارد تب Developer شوید و سپس بر روی گزینه ی Visual Basic کلیک نمایید.

در مسیر Insert > Module‌ قرار بگیرید و سپس کدی که در تصویر زیر مشاهده می کنید را در آن تایپ نمایید. این کد از Extend Office  گرفته شده است که می ‌توانید به منظور کپی کردن قطعه کد زیر وارد وبسایت مذکور شوید:

به این موضوع توجه داشته باشید که در قسمت  Path‌ در متنی که به رنگ نارنجی نوشته شده، باید قطعا از مسیری استفاده نمایید که فایل ‌ها را در آن ذخیره سازی کرده‌ اید. سپس، WorkBook موردنظر خود را به شکل یک فایل XLSM ذخیره سازی کنید تا تمامی ماکرو‌ها فعال گردند. اکنون دستور ماکروی تایپ شده را اجرا کنید. در حال حاضر باید شاهد فایلی باشید که تمامی WorkBook های موجود در داخل فولدر کامپیوتر شما را با یکدیگر ادغام نموده است.

مطالب مرتبط

• اکسل اندروید ویژگی های جدیدی دریافت نموده است
• مایکروسافت سرویس آفیس آنلاین برای جایگزینی ورد و اکسل راه اندازی می کند
• کاربرد دکمه های F1 تا F12 در پاورپوینت مایکروسافت آفیس
• قابلیت های جدید مایکروسافت آفیس 2019

در ادامه با زوم تک همراه باشید …

منبع: makeuseof